Klauzula informacyjna polityki ochrony danych osobowych
Klauzula informacyjna
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Poznaniu, ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań reprezentowane przez Dyrektora Henryka Krystka.
W skład Archiwum w Poznaniu wchodzą oddziały zamiejscowe:
- Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Gnieźnie, ul. Jana III Sobieskiego 20, 62-200 Gniezno;
- Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Koninie, ul. 3 Maja 78, 62-500 Konin;
- Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Pile, ul. ppłk Aleksandra Kity 5, 64-920 Piła.
Z Administratorem można się skontaktowaćelektronicznie za pomocą adresu e-mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora, tj. ul.23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań.
Inspektor Ochrony Danych
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych – Panią Wioletta Kaczmarek, z którym można kontaktować się za pomocą adresu iod@poznan.ap.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej „RODO”.
Administrator przetwarza dane osobowe jedynie w przypadkach, gdy prawną podstawę stanowi:
- wyrażona zgoda osoby, której dane dotyczą (złożenie rewersu, zapytania kwerendowe, formularze zgłoszeń, zlecenia usługi reprograficznej); art. 6, ust. 1, lit. a RODO;
- podejmowanie czynności zmierzających do zawarcia, wykonania lub egzekwowania zawartych umów; art. 6, ust. 1, lit. 6b RODO; wypełnianie ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa lub wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym, w szczególności związanychzorganizacją działalności i realizacją zadań Administratora, w tym stosowania monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom korzystającym z Archiwum, zachowania tajemnicy, której ujawnienie mogłoby narazić Archiwum na szkodę oraz ochrony mienia w oznakowanych budynkach i pomieszczeniach udostępniania zasobów; art. 6, ust. 1, lit. c RODO, art. 6, ust. 1, lit. e RODO;
- ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą; Art. 6, ust. 1, lit. d RODO;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89, ust. 1 RODO, na podstawie obowiązującego prawa, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, art. 9 ust. 2 lit. j RODO;
Podawanie danych Administratorowi, jest co do zasady dobrowolne.
Obowiązek podania danych może wynikać jedynie z przepisu powszechnie obowiązującego prawa.
Niepodanie danych w zależności od podstawy prawnej i okoliczności może powodować brak możliwości lub odmowę realizacji celu bądź niewłaściwą lub w innym zakresie realizację celu, w którym są pozyskiwane.
Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie są poddawane profilowaniu ani nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Dane osobowe są przechowywanejedynie przez okres konieczny do realizacji celu, w którym zostały pozyskane, okres objęty udzieloną zgodą oraz okres wynikający z przepisów prawa, w tym wynikający z okresu przedawnienia roszczeń oraz okresu przechowywania wynikającego
z Instrukcji Kancelaryjnej oraz z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawodo:
- przejrzystej i wolnej od opłat informacji oraz dalszej komunikacji w sprawie przetwarzania jej danych;
- dostępu do tych danych, ich sprostowania i uzupełniania;
- domagania się ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
- wniesienia z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacjąsprzeciwu wobec ich przetwarzania w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi lub realizowanego w interesie publicznym bądź niezbędnego do celów wynikających
- z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią oraz w każdym przypadku przetwarzania jej danych do celów marketingu bezpośredniego;
- uzyskania informacji o ewentualnych odbiorcach jej danych;
- prawo do przenoszenia swoich danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany w związku z udzieloną zgodą lub zawartą
- z Administratorem umową oraz
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem lub dalej przetwarzanych w oparciu o inną podstawę prawną.
Dane osobowe mogą zostać ujawnioneodbiorcom jedynie z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności regulujących ochronę danych osób fizycznych, w tym w związku z działalnością Administratora w ramach państwowej sieci archiwalnej.
Co do zasady dane mogą być powierzone do przetwarzania jedynie podmiotom związanym z Administratorem wiążącym prawnie instrumentem gwarantującym bezpieczeństwo tych danych.
Organem właściwym w sprawach skarg dotyczących ochrony danych osobowychw Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl
Kontakt z Inspektorem ochrony danych Archiwumw sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Administratora jest dostępny pod adresem Archiwum, podanym na wstępie.