2018-12-27

Regulamin organizacyjny

Załącznik do zarządzenia nr 6 Dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu

z dnia 29 grudnia 2022 r.

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W POZNANIU

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§1

1. Do zakresu zadań i działania Archiwum Państwowego w Poznaniu należą sprawy określone w:

1)             ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164);

2)             statucie Archiwum Państwowego w Poznaniu nadanym zarządzeniem nr 28 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Poznaniu;

3)             niniejszym regulaminie;

4)             innych przepisach prawa.

    2. Ramową organizację określa statut Archiwum Państwowego w Poznaniu.

3. Sprawy wewnętrzne związane z funkcjonowaniem Archiwum Państwowego w Poznaniu są regulowane zarządzeniami dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu.

 

§ 2

Ilekroć w regulaminie mówi się o:

1)             ustawie archiwalnej – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020, poz. 164);

2)             statucie – należy przez to rozumieć statut Archiwum Państwowego w Poznaniu, nadany Zarządzeniem nr 28 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2022 roku w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Poznaniu;

3)             regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin organizacyjny Archiwum Państwowego w Poznaniu;

4)             Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Poznaniu;

5)             dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu;

6)             zastępcy dyrektora – należy przez to rozumieć zastępcę dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu;

7)             komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i kierowników tych komórek oraz samodzielne stanowisko pracy i pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy, wymienione w § 4
ust. 8 oraz oddziały zamiejscowe;

8)             centrali – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne funkcjonujące w siedzibie Archiwum;

9)             archiwum zakładowym – należy przez to rozumieć archiwum zakładowe Archiwum Państwowego w Poznaniu.

 

§ 3

Regulamin określa:

1)             strukturę organizacyjną i terytorialny zakres działania Archiwum;

2)             ogólne zasady organizacji pracy w Archiwum;

3)             zakres działania i tryb pracy dyrektora, zastępcy dyrektora oraz kierowników komórek organizacyjnych i osób zajmujących samodzielne stanowiska;

4)             zakresy działania i tryb pracy komórek organizacyjnych i organów doradczych.

 

Rozdział 2

Wewnętrzna organizacja Archiwum

§ 4

W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 8 statutu, którą tworzą następujące komórki organizacyjne:

1)      Oddział I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego – posługujący się symbolem
OKN;

2)      Oddział II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego – posługujący się symbolem
OEO;

3)      Oddział III udostępniania zasobu archiwalnego – posługujący się symbolem OU;

4)      Oddział IV zabezpieczania zasobu archiwalnego – posługujący się symbolem OZ – w skład którego wchodzi:

              a) sekcja konserwacji materiałów archiwalnych – symbol OZK,

              b) sekcja digitalizacji zasobu- symbol OZD;

5)      Oddział V popularyzacji zasobu archiwalnego –- posługujący się symbolem OPZ;

6)      Dział administracyjno-gospodarczy – posługujący się symbolem DAG;

7)      Dział finansowo-księgowy – posługujący się symbolem DFK;

8)      Stanowisko do spraw kadr i rozwoju zawodowego - posługujące się symbolem HR.

 

§ 5

1.      W skład Archiwum wchodzą również oddziały zamiejscowe w Gnieźnie, w Koninie i w Pile, noszące nazwy:

1)        Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Gnieźnie – posługujący się symbolem OG;

2)        Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Koninie – posługujący się symbolem OK;

3)        Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Pile – posługujący się symbolem OP.

2.      W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor może w ramach oddziałów tworzyć lub likwidować sekcje.

 

§ 6

1.      Siedziba Archiwum mieści się w Poznaniu.

2.      Zasięg terytorialny działania Archiwum jest określony w § 2 ust. 2 statutu.

3.      Szczegółowy terytorialny podział zasięgu działania centrali i poszczególnych oddziałów zamiejscowych jest następujący:

1) Centrala – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Poznań, powiaty: grodziski, poznański, śremski, średzki oraz gminę Czempiń powiatu kościańskiego, gminy: Chrzypsko Wielkie, Kwilcz i Sieraków powiatu międzychodzkiego, gminy: Kuślin, Lwówek, Nowy Tomyśl i Opalenica powiatu nowotomyskiego,gmina Oborniki powiatu obornickiego, gminy: Duszniki, Kaźmierz, Obrzycko (gmina miejska), Obrzycko (gmina wiejska), Ostroróg, Pniewy i Szamotuły powiatu szamotulskiego, gmina Skoki powiatu wągrowieckiego;

2) Oddział w Gnieźnie – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Gniezno, gminy: Czerniejewo, Gniezno (gmina wiejska), Kiszkowo, Kłecko, Łubowo, Mieleszyn, Niechanowo powiatu gnieźnieńskiego, gminy: Kołaczkowo, Miłosław, Nekla i Września powiatu wrzesińskiego, gmina Mieścisko powiatu wągrowieckiego;

3) Oddział w Koninie – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Konin, powiaty: kolski, koniński, słupecki i turecki, gmina Witkowo powiatu gnieźnieńskiego, gmina Pyzdry powiatu wrzesińskiego oraz na obszarze województwa łódzkiego obszar obejmujący: gminę Uniejów powiatu poddębickiego oraz gminy: Grabów i Świnice Warckie powiatu łęczyckiego;

4) Oddział w Pile – na obszarze województwa wielkopolskiego powiaty: chodzieski, czarnkowsko-trzcianecki, pilski, złotowski, gminy: Rogoźno i Ryczywół powiatu obornickiego, gmina Wronki powiatu szamotulskiego, gminy: Damasławek, Gołańcz, Wapno, Wągrowiec powiatu wągrowieckiego, na terenie województwa zachodniopomorskiego obszar obejmujący powiat wałecki.

 

§ 7

1.W Archiwum działają organy opiniodawcze i doradcze:

1)             Kolegium;

2)             Regionalna Komisja Metodyczna Archiwum Państwowego w Poznaniu, Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim, Archiwum Państwowego w Szczecinie
i Archiwum Państwowego w Zielonej Górze (Komisja Metodyczna);

3)             organy określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

2. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

    3. Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)        Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego
w Szczecinie, Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim, Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Zielonej Górze;

2)        Regionalna Komisja do spraw pozyskiwania materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim, Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Szczecinie.

 

§ 8

1.        Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.        Dyrektor podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

3.        Dyrektor kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

4.        Dyrektor określa w regulaminie szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach, wymienionych w § 4.

5.        Do zakresu działania dyrektora należy w szczególności:

          1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych,
             naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;

 2)    sprawowanie ogólnego nadzoru nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3)   reprezentowanie Archiwum w każdej relacji z osobą trzecią, w tym również wobec osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych niebędących osobą prawną, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, organów i władz administracji publicznej, sądów, instytucji, oraz innych jednostek organizacyjnych;

4)   przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5)   organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum;

6)   wydawanie zarządzeń wewnętrznych, pism okólnych, regulaminów instrukcji i innych dokumentów regulujących sposoby realizacji zadań statutowych przez Archiwum;

7)   kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną i sprawami kadrowymi, w szczególności podejmowanie decyzji w przedmiocie przyjmowania i zwalniania pracowników, ich awansowania, wynagradzania i karania a także zatwierdzania zakresów czynności pracowników Archiwum;

8)   nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych, w tym poprzez bezpośredni nadzór nad: Działem finansowo-księgowym, Działem administracyjno-gospodarczym, Stanowiskiem do spraw kadr i rozwoju zawodowego, Oddziałem I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, Oddziałem IV zabezpieczania zasobu archiwalnego, Oddziałem V popularyzacji zasobu archiwalnego;

9)   sprawowanie kontroli nad wykonywaniem zadań przez radcę prawnego, pełnomocnika do spraw informacji niejawnych, pełnomocnika do spraw obronnych, pełnomocnika do spraw dostępności oraz inspektora ochrony danych osobowych;

10)         podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi, w szczególności w przedmiocie zaciągania zobowiązań majątkowych;

11)    podejmowanie decyzji w przedmiocie gospodarki mieniem Archiwum;

12)    dysponowanie środkami finansowymi na rachunkach bieżących Archiwum;

13)    podejmowanie decyzji w przedmiocie sposobu zabezpieczenia zasobu;

14)    ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa, zgodnie z właściwością miejscową działania Archiwum;

15)    wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

16)    nadzorowanie wykonania kontroli archiwalnych przez Archiwum i wydawanie wystąpień pokontrolnych;

17)    wydawanie decyzji i postanowień w toku postępowania administracyjnego;

18)    zapewnienie ochrony danych osobowych i ochrony innych tajemnic prawnie chronionych;

19)    prowadzenie korespondencji z organami władzy publicznej, w szczególności z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;

20)    udzielanie upoważnień i pełnomocnictw;

21)    przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków;

22)    wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania i reprezentacji Archiwum.

  6. Zastępca dyrektora może podejmować czynności wymienione w ust. 5 na podstawie
     upoważnienia dyrektora.

7. Dyrektor może udzielić pełnomocnictwa lub upoważnić kierownika komórki organizacyjnej oraz pracownika Archiwum do wykonywania czynności wymienionych w ust. 5. niniejszego regulaminu.

 

§ 9

1. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum kieruje zastępca dyrektora.

2. Do kompetencji zastępcy dyrektora należy w szczególności:

1)      współdziałanie z dyrektorem we wszystkich sprawach należących do kompetencji dyrektora;

2)      zastępowanie dyrektora w czasie jego nieobecności, w tym reprezentowanie Archiwum oraz kierowanie pracą Archiwum;

3)      bezpośredni nadzór nad pracą oddziałów: II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego, III udostępniania zasobu archiwalnego oraz oddziałów zamiejscowych w Gnieźnie, Koninie i Pile;

4)      koordynowanie realizacji zadań wymagających współpracy kilku oddziałów;

5)      opracowanie i koordynowanie planów wieloletnich;

6)      przygotowanie i koordynowanie projektu planu rocznego;

7)      koordynowanie sprawozdawczości rocznej;

8)      koordynowanie sprawozdawczości kwartalnej;

9)      opracowanie sprawozdania z zakresu funkcjonowania kontroli zarządczej;

10)    opracowanie raportu szacowania ryzyka;

11)    sprawowanie nadzoru nad procesem wartościowania stanowisk

12)    podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych;

13)    udział w opracowaniu aktów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora;

14)    koordynowanie i wykonywanie zadań w zakresie udzielonych upoważnień i kompetencji;

15)    koordynowanie prac związanych z zamieszczaniem informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

3. W razie nieobecności dyrektora i zastępcy dyrektora funkcje kierownicze sprawuje kierownik komórki organizacyjnej wyznaczony przez dyrektora lub zastępcę dyrektora.

 

§10

1. Komórki organizacyjne realizują zadania wynikające z Ustawy archiwalnej, aktów wykonawczych do Ustawy archiwalnej, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

1)             kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, ewidencjonują, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą;

2)             rozpatrują podania, wnioski, zażalenia i skargi oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy;

3)             przygotowują opinie, założenia i projekty umów, porozumień i zarządzeń, wnioski
i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji;

4)             wykonują decyzje wydane przez dyrektora;

5)             przygotowują plany i sprawozdania z działalności oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora;

6)             zgłaszają projekty i inicjują prace badawcze w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych;

7)             przygotowują opinie i ekspertyzy w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi;

8)             uczestniczą w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych;

9)             uczestniczą w pracach popularyzatorskich, wydawniczych, wystawienniczych
i informacyjnych prowadzonych przez Archiwum;

10)         prowadzą badania indywidualne i zespołowe organizowane w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych;

11)         uczestniczą w pracach komisji archiwalnej oceny dokumentacji, komisji metodycznej, komisji do spraw pozyskiwania materiałów archiwalnych oraz innych gremiach powoływanych przez dyrektora Archiwum lub Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;

12)         utrzymują kontakty z innymi archiwami w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych i naukowego opracowania zasobu archiwalnego;

13)         współdziałają w zakresie zasad przechowywania, rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych;

14)         uczestniczą w zebraniach, konferencjach i sesjach naukowych organizowanych przez Archiwum, oraz mogą reprezentować Archiwum w konferencjach i sesjach organizowanych przez inne jednostki organizacyjne;

15)         prowadzą zajęcia w ramach archiwalnej edukacji historycznej;

16)         współpracują z ośrodkami naukowymi, szkołami wyższymi, towarzystwami naukowymi, stowarzyszeniami regionalnymi itp.;

17)         udostępniają informację publiczną;

18)         przygotowują materiały niezbędne do udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej lub na stronie internetowej Archiwum.

2. Komórki organizacyjne w trakcie wykonywania zadań współdziałają w drodze uzgodnień
i konsultacji, opiniowania, udostępniania materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnych prac nad określonymi zadaniami.

3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek organizacyjnych lub komórek wewnętrznych, dyrektor lub zastępca dyrektora wyznaczają koordynującą komórkę organizacyjną.

4. Spory kompetencyjne między komórkami organizacyjnymi rozstrzyga dyrektor w zakresie swojej właściwości.

5. Na czele komórek organizacyjnych stoją kierownicy, na czele Działu finansowo-księgowego stoi główny księgowy.

6. Dyrektor ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz dokonuje opisu ich stanowisk pracy.

 

§ 11

1. Kierownik komórki organizacyjnej kieruje realizacją spraw należących do zakresu działania tej komórki.

2. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłowe, terminowe i zgodne
z obowiązującymi przepisami prawa wykonywanie zadań w zakresie działania kierowanej przez niego komórki organizacyjnej.

3. Kierownik komórki organizacyjnej działa w granicach kompetencji określonych
w regulaminie oraz w ramach udzielonych mu pełnomocnictw i upoważnień, a w szczególności:

1)      organizuje pracę oraz sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością podległej komórki;

2)      przydziela podległym mu pracownikom zadania wynikające z opisu stanowisk i planu pracy komórki organizacyjnej, bądź bieżących potrzeb Archiwum a także kontroluje ich prawidłowe wykonanie;

3)      kontroluje przestrzeganie przez podległych mu pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów wynikających z ustaw szczegółowych;

4)      opracowuje plany i sprawozdania z działalności komórki organizacyjnej;

5)      przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń w sprawach wchodzących w zakres działania komórki organizacyjnej;

6)      podpisuje pisma z zakresu prowadzonych spraw w zakresie udzielonych mu upoważnień i posiadanych kompetencji;

7)      inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej lub koordynowanej działalności;

8)      występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania;

9)      informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum;

10)  realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności;

11)  opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników i dokonuje opisu podległych mu stanowisk pracy;

12)  organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi;

13)  realizuje zadania związane z zapewnieniem ochrony przeciwpożarowej i bezpieczeństwa osobistego pracowników i innych osób przebywających w podległych mu pomieszczeniach i budynkach;

14)  prowadzi sprawy administracyjno-gospodarcze komórki organizacyjnej poprzez:

a)      zgłaszanie konieczności wykonania napraw i remontów oraz współudział w odbiorze robót,

b)      gospodarowanie powierzonymi środkami rzeczowymi,

c)      administrowanie powierzonym majątkiem w porozumieniu z działem administracyjno-gospodarczym,

15)      dba o właściwy wizerunek Archiwum i pozytywne postrzeganie go przez klientów;

16)      nadzoruje podległych pracowników w zakresie dbałości i odpowiedzialności za użytkowane mienie Archiwum i zachowanie ładu i porządku w miejscu pracy;

17)      wykonuje inne zadania zgodnie z udzielonymi mu upoważnieniami.

4.       W przypadku nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, jego zastępstwo pełni wskazany przez niego pracownik albo pracownik wskazany przez dyrektora.

5.       Kierownik komórki organizacyjnej, w której są przetwarzane dane osobowe:

1)    odpowiada za zapewnienie i nadzorowanie zgodności realizowanych zadań z przepisami o ochronie danych osobowych w tej komórce;

2)    jest obowiązany do uwzględnienia zasad przetwarzania informacji określonych w obowiązującej w Archiwum Polityce Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.

 

§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1)      rzetelnego wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności, planów pracy oraz zadań zlecanych do wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora i zastępcę dyrektora;

2)      wykonywania poleceń służbowych przełożonych;

3)      znajomości i przestrzegania przepisów obowiązujących w Archiwum;

4)      wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum;

5)      podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków;

6)      przestrzegania obowiązujących zasad ochrony danych osobowych;

7)      terminowego i sprawnego załatwiania spraw, należytego i wyczerpującego informowania klientów o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwianej sprawy;

8)      przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczenia ochrony zasobu archiwalnego i budynków;

9)      dbałości i odpowiedzialności za użytkowane mienie Archiwum, zapewnienia odpowiedniej ochrony sprzętu przekazanego im do użytkowania oraz zachowania ładu i porządku w miejscu pracy;

10)  przestrzegania zasad etycznych;

11)  dbałości o reputację i wizerunek Archiwum.

 

Rozdział 3

Zakresy działań i zadania poszczególnych komórek organizacyjnych

§ 13

1.      Do zakresu działania Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego (OKN) należy w szczególności:

         1)      w zakresie państwowego zasobu archiwalnego:

a)      rozpoznanie i ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego,

b)      prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych w których powstają materiały archiwalne z terenu właściwości Archiwum przy współpracy z oddziałami zamiejscowymi,

c)      przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną w organach i jednostkach organizacyjnych, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz monitorowanie terminowości, jakości i sposobu wykonania zaleceń pokontrolnych,

d)      uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz zmian i uzupełnień w tych przepisach dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,

e)      wydawanie zgód i opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,

f)       przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie ustalania państwowych
i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne, wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego,

g)      przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie ustalania wartości archiwalnej dokumentacji,

h)      przeprowadzanie ekspertyz stanu przygotowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do Archiwum,

i)        przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie spraw nagłych
i nadzwyczajnych (np. w następstwie pożaru, zalania, porzucenia dokumentacji),

j)        przygotowywanie i opiniowanie projektów umów o pozostawieniu materiałów archiwalnych do używania na podstawie umów użyczenia lub porozumienia organom i jednostkom organizacyjnym,

k)      udział w powierzaniu materiałów archiwalnych,

l)        gromadzenie i opracowywanie informacji o działalności archiwów zakładowych;

m)   prowadzenie instruktażu, konsultacji i doradztwa w zakresie spraw związanych
z postępowaniem z dokumentacją oraz prowadzenia archiwów zakładowych lub składnic akt;

           2)      w zakresie niepaństwowego zasobu archiwalnego:

a)      rozpoznanie podmiotów, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego,

b)      nawiązywanie kontaktów i współpraca z jednostkami które tworzą materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego w celu pozyskania materiałów archiwalnych,

c)      prowadzenie ewidencji podmiotów w których powstają materiały archiwalne wchodzące do niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego
z terenu właściwości Archiwum przy współpracy z oddziałami zamiejscowymi,

d)      realizacja umów o współpracy z wytwórcami niepaństwowego zasobu archiwalnego podpisanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

e)      opiniowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz zmian i uzupełnień dla podmiotów ze sfery niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego,

f)       opiniowanie wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej jednostek tworzących niepaństwowy ewidencjonowany zasób archiwalny,

g)      przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie oceny wartości archiwalnej dokumentacji,

h)      prowadzenie instruktażu, konsultacji i doradztwa w zakresie spraw związanych
z postępowaniem z dokumentacją dla podmiotów niepaństwowych;

          3)      w zakresie przechowalnictwa dokumentacji niearchiwalnej:

a)      przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej na podstawie decyzji i postanowień właściwych organów,

b)      prowadzenie ewidencji przejętej dokumentacji niearchiwalnej od zlikwidowanych lub upadłych pracodawców i przedsiębiorców,

c)      prowadzenie rejestru i udzielanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, mających siedzibę na obszarze działania Archiwum,

d)      przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej przejętej na podstawie umów lub w innym trybie oraz jej brakowanie lub przekazywanie do właściwego archiwum państwowego,

e)      udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej uprawnionym podmiotom oraz uprawnionym osobom fizycznym,

f)       obsługa kwerend pracowniczych, w tym wydawanie odpisów i kopii dokumentacji,

g)      przeprowadzanie oceny dokumentacji niearchiwalnej zagrożonej zniszczeniem w postępowaniach właściwych organów,

h)      współpraca z Marszałkiem Województwa Wielkopolskiego w zakresie udziału w kontrolach przedsiębiorstw wpisanych do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej;

      4)      w zakresie dokumentacji wyborczej:

a)      przejmowanie dokumentacji z wyborów od właściwych organów i jej przechowywanie,

b)      brakowanie dokumentacji z wyborów po upływie okresu ich przechowywania,

c)      udział w udostępnianiu dokumentacji z wyborów uprawnionym organom
i podmiotom,

d)      współdziałanie z delegaturami Krajowego Biura Wyborczego oraz z podmiotami przekazującymi dokumentację z wyborów.

2.      Do zakresu działania Oddziału należy nadzorowanie działań oddziałów zamiejscowych w zakresie kształtowania narodowego zasobu archiwalnego.

3.      Do zakresu działania Oddziału należy prowadzenie systemów informatycznych dedykowanych do obsługi zadań z zakresu kształtowania zasobu archiwalnego.

 

§ 14

1.      Do zakresu działania Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego (OEO) należy w szczególności w zakresie gromadzenia, ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego:

1)      przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją, w tym nabytych w drodze zakupu i darowizn, we współpracy z Oddziałem I (OKN);

2)      prowadzenie ewidencji zasobu Archiwum – księgi nabytków, księgi ubytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i kartoteki zespołów (zbiorów) archiwalnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3)      weryfikacja ewidencji pod względem poprawności formalnej, aktualności i wzajemnej spójności;

4)      koordynacja działalności oddziałów zamiejscowych w zakresie ewidencji zasobu archiwalnego;

5)      prowadzenie prac w zakresie opracowania materiałów archiwalnych, zgodnie
z przepisami prawa, zasadami archiwistyki i metodyką archiwalną;

6)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych;

7)      przedkładanie Regionalnej Komisji Metodycznej propozycji metod opracowania materiałów archiwalnych;

8)      przedkładanie dyrektorowi opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych wraz ze sporządzonymi do nich pomocami ewidencyjno-informacyjnymi;

9)      przygotowywanie spisów roboczych dla zespołów bez ewidencji,

10)  przygotowanie planu digitalizacji zabezpieczającej i innych form reprografii we współpracy z Oddziałem III (OU) i Oddziałem IV (OZ);

11)  przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji;

12)  współpraca z Oddziałem IV (OZ) w zakresie weryfikacji potrzeb konserwacji materiałów archiwalnych.

2.      Do zakresu działania Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego (OEO) należy w szczególności w zakresie przechowywania zasobu archiwalnego:

1)      organizacja przechowywania i rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych
i przedkładanie wniosków w tym zakresie;

2)      prowadzenie inwentarza topograficznego;

3)      koordynacja i realizacja skontrum zasobu archiwalnego;

4)      zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt;

5)      bieżąca realizacja wypożyczeń materiałów archiwalnych do czytelni i dla potrzeb pracowników oraz ich zwrot do magazynów;

6)      dbałość o ład w magazynach.

 

§ 15

Do zakresu działania Oddziału III udostępniania zasobu archiwalnego (OU) należy w szczególności:

1)      organizacja udostępniania użytkownikom materiałów archiwalnych w czytelni Archiwum;

2)      udzielanie informacji o zasobie archiwalnym i zasadach udostępniania oraz umożliwienie korzystania z odpowiednich środków ewidencji i pomocy informacyjnych;

3)      prowadzenie rejestru udostępniania materiałów archiwalnych w czytelni Archiwum;

4)      prowadzenie rejestru użytkowników zasobu archiwalnego w czytelni Archiwum;

5)      koordynacja realizacji zamówień na materiały archiwalne dla użytkowników w czytelni Archiwum (zamówienia realizuje Oddział II (OEO));

6)      sprawowanie dozoru nad bezpieczeństwem przebiegu udostępniania materiałów archiwalnych w czytelni Archiwum;

7)      wypożyczanie materiałów archiwalnych lub ich kopii z i do Archiwum;

8)      przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografię materiałów archiwalnych (kserokopie, fotografie i skany);

9)      wykonywanie kwerend oraz wydawanie zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii;

10)  kontrola dostępu do materiałów archiwalnych w przypadku ustawowego ograniczenia ich udostępniania;

11)  gromadzenie, opracowanie i udostępnianie zasobu bibliotecznego na potrzeby pracowników i użytkowników Archiwum;

12)  prowadzenie baz i systemów informatycznych wspomagających realizację zadań oddziału.

 

§ 16

1.      Oddziałem IV kieruje kierownik.

2.      W strukturze oddziału wyróżnia się dwie sekcje.

3.      Do zakresu działania sekcji konserwacji materiałów archiwalnych należy w szczególności w zakresie konserwacji i profilaktyki konserwatorskiej:

1)      koordynacja działań Archiwum Państwowego w Poznaniu w zakresie konserwacji
i profilaktyki konserwatorskiej;

2)      prowadzenie pełnych i zachowawczych prac z zakresu konserwacji materiałów archiwalnych;

3)      przygotowanie konserwatorskie materiałów do digitalizacji;

4)      kontrola stanu fizycznego materiałów archiwalnych;

5)      monitorowanie środowiska przechowywania materiałów archiwalnych;

6)      przeglądy konserwatorskie zasobu w tym analiza stanu zachowania zbiorów, a także analiza danych zawartych w Zintegrowanym Systemie Informacji Archiwalnej;

7)      profilaktyka przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,

8)      analiza potrzeb w zakresie bezpieczeństwa i wyposażenia magazynów archiwalnych;

9)      prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu warunków przechowywania
i zabezpieczania materiałów archiwalnych;

10)  nadzór merytoryczny nad działaniami realizowanymi przez inne komórki w zakresie profilaktyki konserwatorskiej;

11)  współpraca z Oddziałem I (OKN), Oddziałem II (OEO) i oddziałami zamiejscowymi
w zakresie oceny konserwatorskiej przejmowanych materiałów archiwalnych;

12)  przygotowywanie archiwaliów na potrzeby ich ekspozycji w ramach wystaw oraz prowadzenie nadzoru konserwatorskiego nad nimi;

13)  opiniowanie planów w zakresie rozmieszczenia zasobu Archiwum;

14)  udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie konserwacji;

15)  współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów;

16)  udzielanie porad archiwom zakładowym w zakresie profilaktyki i konserwacji zasobu archiwalnego, przeprowadzanie ekspertyz konserwatorskich.

4.      Do zakresu działania sekcji digitalizacji zasobu należy w szczególności w zakresie digitalizacji i reprografii:

1)      współpraca z Oddziałem II (OEO) i Oddziałem III (OU) w zakresie typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji zabezpieczającej lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu;

2)      koordynacja działań Archiwum w zakresie digitalizacji i reprografii;

3)      organizacja digitalizacji materiałów archiwalnych lub innych form reprografowania
w celu zabezpieczenia zasobu;

4)      wykonywanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w ramach digitalizacji planowej;

5)      wykonywanie innych form reprografii materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu;

6)      wykonywanie kopii cyfrowych i analogowych w ramach realizacji zamówień na reprografie materiałów archiwalnych;

7)      przygotowania kopii materiałów archiwalnych w celach użytkowych we współpracy
z Oddziałem V;

8)      aktualizacja danych w informatycznych bazach danych;

9)      prowadzenie ewidencji dla kopii cyfrowych.

 

§ 17

1.      Do zakresu działania Oddziału V popularyzacji zasobu archiwalnego (OPZ) należy
w szczególności w zakresie popularyzacji zasobu:

1)      organizacja, koordynacja i realizacja działalności edukacyjnej Archiwum;

2)      organizacja, koordynacja i realizacja działalności wydawniczej Archiwum;

3)      inicjowanie, organizowanie i koordynowanie tematycznych wystaw, pokazów
i prezentacji;

4)      inicjowanie, organizowanie i koordynowanie wszelakiej działalności służącej promocji zasobu archiwalnego;

5)      współpraca z komórkami organizacyjnymi Archiwum w sprawach związanych
z działalnością promocyjną, edukacyjną i wydawniczą;

6)      organizacja zebrań, konferencji i sesji naukowych;

7)      współpraca z instytucjami zewnętrznymi w organizowaniu imprez popularyzatorskich, obchodów rocznicowych, świąt państwowych oraz innych uroczystości;

8)      współpraca z mediami: przygotowywanie informacji o charakterze promocyjno-informacyjnym dla mediów;

9)      obsługa wycieczek;

10)  przygotowywanie i podawanie do publicznej wiadomości – w uzgodnieniu
z dyrektorem – informacji dotyczących działalności Archiwum w tym redagowanie strony internetowej;

11)  redakcja tekstów i materiałów o charakterze informacyjnym, promocyjnym, redagowanie i przygotowanie zaproszeń, podziękowań, życzeń, itp.;

12)  współpraca w zakresie: tworzenia projektów graficznych, budowania świadomości marki i kreowania pozytywnego wizerunku Archiwum;

13)  współpraca z drukarniami, agencjami reklamowymi i wykonawcami materiałów promocyjnych;

14)  prowadzenie działań w zakresie Social Media, między innymi z wykorzystaniem portalu Facebook i narzędzi, które oferuje;

15)  prowadzenie i aktualizacja strony www Archiwum w zakresie serwisu informacyjno-fotograficznego z ważnych wydarzeń w Archiwum oraz strony Biuletynu Informacji Publicznej;

16)  koordynowanie działań popularyzatorskich, edukacyjnych, wydawniczych
i wystawienniczych prowadzonych w oddziałach zamiejscowych;

17)  organizacja i koordynowanie praktyk, staży zawodowych oraz wolontariatu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, szczególnie w zakresie określania potrzeb i możliwości przyjęcia praktykantów, stażystów i wolontariuszy.

2.      Do zakresu działania Oddziału V popularyzacji zasobu archiwalnego (OPZ) należy w szczególności w zakresie obsługi informatycznej Archiwum:

1)      administrowanie i nadzór nad oprogramowaniem i systemami informatycznymi funkcjonującymi w Archiwum;

2)      administrowanie i nadzór nad pracą sieci komputerowej Archiwum oraz sprzętem informatycznym;

3)      tworzenie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa z komputerów znajdujących się
w sieci;

4)      zarządzanie techniczne bazami danych;

5)      udostępnianie dokumentów drogą elektroniczną;

6)      bieżąca obsługa sprzętu informatycznego;

7)      organizowanie szkoleń dla pracowników Archiwum w zakresie obsługi komputerów
i oprogramowania;

8)      realizacja Polityki Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji  w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej;

9)      sporządzanie informacji dotyczącej stanu informatycznego Archiwum (np. wykaz sprzętu, oprogramowania, baz danych itp.);

10)  planowanie modernizacji sieci i sprzętu informatycznego oraz udział w tym zakresie w przygotowywaniu nabycia dostaw i usług we współpracy z Działem administracyjno-gospodarczym (DAG);

11)  udostępnianie i publikacja kopii materiałów archiwalnych w serwisie internetowym udostępniającym informacje o zasobie, na wniosek Oddziału IV;

12)  zarządzanie kopiami cyfrowymi przechowywanymi na lokalnych serwerach;

13)  weryfikacja stanu zabezpieczenia kopii cyfrowych;

14)  udostępnianie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych w sieci LAN;

15)  przekazywanie skanów do Centralnego Repozytorium Cyfrowego (CRC) w NAC w celu zabezpieczenia kopii wzorcowych skanów;

16)  udzielanie pomocy pracownikom Archiwum w zakresie spraw informatycznych
(np. wgrywanie i instalacja oprogramowania, konfiguracja systemów operacyjnych
w stacjach roboczych, rozwiązywanie drobnych problemów bieżących);

17)  drobne naprawy sprzętu komputerowego.

 

§ 18

1.      Do zakresu działania Działu administracyjno-gospodarczego (DAG) należy w szczególności w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

1)      prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem
w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczenie przed pożarem i włamaniem;

2)      utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków;

3)      utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych;

4)      dokonywanie przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych;

5)      prowadzenie ewidencji budynków Archiwum i składników majątku;

6)      przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań
z przeprowadzonych inwentaryzacji;

7)      prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną (współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie przygotowania dokumentacji technicznej, kosztorysowej);

8)      opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących;

9)      organizowanie i nadzór nad przebiegiem prac remontowych;

10)  przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami;

11)  usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne usterek;

12)  sprawowanie nadzoru nad środkami transportu własnego Archiwum, w tym dbałość o aktualność przeglądów, obowiązkowego ubezpieczenia, bieżących napraw;

13)  organizacja transportu archiwalnego;

14)  zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum;

15)  nadzór nad ochroną fizyczną Archiwum oraz monitoringiem;

16)  przygotowywanie postępowań w przedmiocie udzielenia zamówienia zgodnie
z regulacjami wewnętrznymi a także zgodnie z Ustawą zamówień publicznych (w tym między innymi  koordynacja współpracy z osobami lub podmiotami zewnętrznymi przy organizowaniu zamówień publicznych realizowanych przez Dział DAG oraz inne komórki organizacyjne Archiwum);

17)  zakup materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych;

18)  prowadzenie archiwum zakładowego;

19)  obsługa kancelaryjna Archiwum;

20)  obsługa sekretariatu Archiwum;

21)   obsługa uroczystości i ich uczestników;

22)  kontrola obiektów, w tym również w Gnieźnie, Koninie i w Pile oraz innych obiektów, w których przechowywana jest dokumentacja w zakresie: stanu budynków, pomieszczeń wewnątrz budynków a także zainstalowanych tam maszyn i urządzeń pod względem spełniania wymogów bezpieczeństwa pracy, przeciwpożarowego
i antywłamaniowego oraz zgłaszanie stosownych wniosków dyrektorowi.

2.      Do zakresu działania Działu administracyjno-gospodarczego (DAG) należy w szczególności w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego:

1)      sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego;

2)      sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż. instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności ze służbami zewnętrznymi oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych;

3)      organizowanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości
w zabezpieczeniu przeciwpożarowym;

4)      organizowanie szkoleń dla pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów;

5)      prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

 

19

Do zakresu działania Działu finansowo - księgowego (DFK) należy w szczególności:

1)      prowadzenie gospodarki finansowej według zasad określonych przepisami prawa z zakresu finansów publicznych i rachunkowości;

2)      współdziałanie z dyrektorem w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum;

3)      opracowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów finansowych
i budżetowych;

4)      sporządzanie planów oraz sprawozdań finansowych i budżetowych;

5)      prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

6)      kontrola formalno–rachunkowa faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych;

7)      sporządzanie sprawozdań i deklaracji, których obowiązek składania wynika z przepisów;

8)      współpraca z bankiem w zakresie obsługi rachunków bankowych oraz obsługa  systemu bankowości elektronicznej;

9)      terminowa realizacja zobowiązań;

10)  ewidencja, rozliczanie i windykacja należności;

11)  rozliczanie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych;

12)  ewidencja i rozliczanie zapasów materiałów;

13)  prawidłowe i terminowe dokonywanie naliczeń i wypłat należności pracowniczych oraz rozliczeń składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne innych należności publiczno-prawnych w tym rozliczeń podatku od osób fizycznych;

14)  prowadzenie dokumentacji  podatkowo – płacowej;

15)  wystawianie faktur i innych dokumentów w szczególności not obciążeniowych, not odsetkowych i not korygujących;

16)  ewidencjonowanie składników majątku trwałego oraz naliczanie amortyzacji;

17)  pomoc w pracach komisji inwentaryzacji majątku Archiwum (wspólnie z Działem administracyjno-gospodarczym) oraz rozliczanie inwentaryzacji;

18)  rozliczanie ryczałtów w związku z używaniem przez pracowników do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy;

19)  współdziałanie z Oddziałami przy rozliczaniu projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych, w których uczestniczy Archiwum oraz prowadzenie ich rozliczeń;

20)  obsługa systemu informatycznego TREZOR w szczególności w zakresie zamówień środków finansowych, planów i sprawozdań;

21)  ewidencja i rozliczanie umów cywilno-prawnych dla osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;

22)  przechowywanie umów zawartych przez Archiwum w szczególności w zakresie dostaw towarów i usług;

23)  prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dla pracowników certyfikatów kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

24)  obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej;

25)  wykonywanie innych zadań wynikających z obsługi finansowo-księgowej jednostki sektora finansów-publicznych.

 

§ 20

1.      Stanowisko do spraw kadr i rozwoju zawodowego (HR) jest stanowiskiem samodzielnym bezpośrednio podległym dyrektorowi.

2.      Do zakresu działania Stanowiska do spraw kadr i rozwoju zawodowego należy
w szczególności:

1)      prowadzenie spraw wynikających z nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy;

2)      prowadzenie dokumentacji personalnej oraz kadrowych baz danych o aktualnych
i byłych pracownikach;

3)      prowadzenie ewidencji czasu pracy, rozliczanie przepracowanych godzin i dni ustawowo wolnych od pracy, wyjść służbowych i prywatnych, koordynacja procesu planowania urlopów, kontrola procesu wykorzystywania urlopów i rozliczanie nieobecności pracowniczych;

4)      sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, w szczególności umów
o pracę, wypowiedzeń, świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach,

5)      sporządzanie umów cywilno-prawnych dla osób fizycznych wykonujących pracę na rzecz Archiwum na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy;

6)      prowadzenie i koordynacja spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
a w szczególności:

a)      monitorowanie warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów BHP,

b)      udział w sporządzaniu i przedstawianie dyrektorowi Archiwum analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

c)      prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przestawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

d)      udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

e)      inicjowanie i współpraca przy udzieleniu wstępnego instruktażu BHP oraz organizacji szkoleń z zakresu BHP,

f)       udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką BHP;

7)      monitorowanie ważności badań lekarskich oraz kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne;

8)      koordynacja procesu naboru do korpusu służby cywilnej oraz rekrutacji na pozostałe stanowiska;

9)      prowadzenie i koordynacja procesu związanego ze służbą przygotowawczą w służbie cywilnej;

10)  koordynacja procesu ocen pracowniczych, opisu stanowisk oraz prowadzenie procesu wartościowania stanowisk;

11)  prowadzenie spraw z zakresu dyscypliny pracy, w tym kar porządkowych;

12)  realizacja spraw dotyczących przyznawania nagród i odznaczeń;

13)  załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników;

14)  realizacja i koordynacja programu zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (ZZL) oraz proponowanie rozwiązań innowacyjnych dotyczących obszaru ZZL;

15)  sporządzanie projektów aktów wewnętrznych związanych z procesem świadczenia pracy, w tym również z obszaru ZZL ;

16)  realizacja polityki podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników, w tym planowanie projektu budżetu w zakresie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

17)  koordynacja procesu sporządzania indywidualnych programów rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej;

18)  współpraca przy organizowaniu praktyk, staży zawodowych oraz wolontariatu;

19)  sporządzanie sprawozdań dla GUS, Szefa Służby Cywilnej, NDAP i innych, związanych z zatrudnianiem i podnoszeniem kwalifikacji;

20)  prowadzenie rejestrów upoważnień i pełnomocnictw;

21)   wykonywanie innych zadań związanych z zatrudnieniem.

 

§ 21

1.      Do zakresu działania Oddziału w Gnieźnie, Oddziału w Koninie i Oddziału w Pile obejmujących obszar działania określony odpowiednio w § 6 ust. 3 pkt. 2, 3 i 4, należy realizacja zadań wykonywanych przez odpowiednie komórki organizacyjne centrali Archiwum, możliwe do realizacji w warunkach działania i możliwościach organizacyjnych.

2.      W oddziałach zamiejscowych funkcjonują filie archiwum zakładowego Archiwum.

3.      Do zakresu działania kierowników oddziałów zamiejscowych należą sprawy określone w § 11, a także realizacja zadań z zakresu administrowania budynkami w ścisłej współpracy z Działem administracyjno-gospodarczym (DAG), w tym w szczególności:

1)      kontrola stanu budynków oddziału, pomieszczeń wewnątrz budynku oraz zainstalowanych tam sprzętów, urządzeń i instalacji pod względem spełniania wymogów bezpieczeństwa pracy, przeciwpożarowego i antywłamaniowego oraz zgłaszanie stosownych wniosków dyrektorowi;

2)      bieżące administrowanie i utrzymanie w należytym stanie użytkowanych budynków
i pomieszczeń oddziału oraz nadzór nad właściwym zabezpieczeniem budynku przez pożarem i włamaniem;

3)      przeprowadzanie z udziałem pracownika centrali oraz we współpracy z firmą doradczą zewnętrzną przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń oddziału, w celu ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych;

4)      zapewnienie utrzymania porządku i czystości posesji oraz pomieszczeń
w użytkowanych budynkach oddziału;

5)      zgłaszanie potrzeb przeglądów, konserwacji i napraw instalacji oraz urządzeń
w lokalach i budynkach oraz zakupu materiałów i wyposażenia, usuwanie drobnych usterek i dokonywanie niezbędnych zakupów w tym zakresie.

 

§ 22

Sprawy obronne, zarządzania kryzysowego i ochrony ludności.

1.      Zadania z zakresu spraw obronnych i reagowania w sytuacjach kryzysowych wykonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora.

2.      Do zadań wymienionego pracownika należy wykonywanie czynności związanych
z obronnością i reagowaniem w sytuacjach kryzysowych, w tym w szczególności:

1)        zapewnienie realizacji przez dyrektora zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;

2)        opracowywanie zarządzeń i planów związanych z działalnością obronną w Archiwum;

3)        realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

4)        prowadzenie spraw związanych ze zwolnieniem z obowiązku pełnienia służby wojskowej na czas „W” w zakresie wynikającym z odpowiednich przepisów;

5)        prowadzenie magazynu indywidualnych środków ochrony;

6)        organizowanie okresowych szkoleń obronnych dla pracowników Archiwum;

7)        koordynowanie realizacji zadań związanych z wprowadzeniem stopni alarmowych
w Archiwum oraz zadań wynikających z ochrony ludności.

 

§ 23

Sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych

1.      Zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych wykonują wyznaczeni przez dyrektora:

1)        Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych;

2)        Kierownik kancelarii niejawnej.

2.      Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w Archiwum, w szczególności poprzez:

1)        prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;

2)        prowadzenie wykazu osób zatrudnionych w Archiwum albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;

3)        przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających;

4)        realizację procedur wynikających z przepisów prawa, prowadzonych w celu uzyskania przez pracowników Archiwum dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”;

5)        kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;

6)        prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

7)        opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Archiwum;

8)        zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;

9)        zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych;

10)    przekazywanie ABW danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa, lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;

11)    zawiadamianie dyrektora o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia;

12)    zawiadamianie ABW o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli „poufne”.

3.      Do zadań Kierownika kancelarii dokumentacji niejawnej należy sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów zawierających informacje niejawne w Archiwum, w szczególności poprzez:

1)        prowadzenie Kancelarii dokumentacji niejawnej;

2)        udostępnianie dokumentacji niejawnej osobom uprawnionym;

3)        egzekwowanie zwrotu dokumentów;

4)        bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentacji niejawnej;

5)        kontrolę właściwego rejestrowania dokumentacji niejawnej;

6)        kontrolę właściwego oznaczania dokumentacji niejawnej wytwarzanej w Archiwum.

 

§ 24

Sprawy z zakresu ochrony danych osobowych w Archiwum

1.      Sprawy z zakresu ochrony danych osobowych prowadzi firma, której powierzono wykonywanie zadań dotyczących realizacji przepisów RODO oraz przepisów krajowych.

2.      Koordynowaniem prac firmy, o której mowa w ust. 1, zajmuje się stanowisko do spraw kadr i rozwoju zawodowego.

 

§ 25

Wykonywanie zadań wynikających z odrębnych przepisów i potrzeb Archiwum, takich jak: określonych w § 22-24, sprawy bezpieczeństwa i higieny pracy, obsługa prawna i inne, dyrektor może powierzyć wyznaczonym pracownikom albo podmiotom zewnętrznym na podstawie umów cywilnoprawnych.

 

§ 26

Zmiany w regulaminie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.


 

 

Załączniki

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..