2018-12-27

Statut

(Załącznik do decyzji Nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 09.06. 2006 r. wraz ze zmianami wprowadzonymi: decyzją nr 30 NDAP z dnia 16.12.2010 r., decyzją nr 45 NDAP z dnia 18.09.2013 r., decyzją nr 24 NDAP z 30.01.2014 r. oraz zarządzeniem nr 49 NDAP z 19.07.2017 r.)

 

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W POZNANIU

 

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE
 

§ 1

Archiwum Państwowe w Poznaniu, zwane dalej „Archiwum”, utworzone 8 marca 1869 roku (obwieszczenie w Dzienniku Urzędowym Królewskiej Regencji w Poznaniu nr 11 z 16 marca 1869 r., poz. 189) działa na podstawie:

1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz.U. z 2016 r., poz. 1506 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą"

2) niniejszego statutu,

3) innych przepisów.

 

§ 2

1. Siedzibą Archiwum jest Poznań.

2. Archiwum obejmuje zasięgiem działania:

1) na terenie województwa wielkopolskiego obszar obejmujący:

a) miasta na prawach powiatu: Konin i Poznań,

b) powiaty: chodzieski, czarnkowsko-trzcianecki, grodziski, kolski, koniński, obornicki, pilski, poznański, słupecki, szamotulski, śremski, średzki, turecki, wągrowiecki, wrzesiński i złotowski,

c) miasto Gniezno oraz gminy: Czerniejewo, Gniezno, Kiszkowo, Kłecko, Łubowo, Mieleszyn, Niechanowo i Witkowo powiatu gnieźnieńskiego,

d) gminę Czempiń powiatu kościańskiego,

e) gminy: Chrzypsko Wielkie, Kwilcz i Sieraków powiatu międzychodzkiego,

f) gminy: Kuślin, Lwówek, Nowy Tomyśl i Opalenica powiatu nowotomyskiego,

2) na terenie województwa łódzkiego obszar obejmujący:

a) gminę Uniejów powiatu poddębickiego,

b) gminy: Grabów i Świnice Warckie powiatu łęczyckiego,

3) na terenie województwa zachodniopomorskiego obszar obejmujący powiat wałecki.

 

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej – okrągłej z Godłem Państwa w środku i napisem w otoku: Archiwum Państwowe w Poznaniu.

 

II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA
 

 

§ 5

1. Do działalności podstawowej Archiwum należy:

1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,

2) gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,

3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,

4) udostępnianie materiałów archiwalnych,

5) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

6) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej o materiałach archiwalnych i archiwach,

7) skreślony,

8) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów i reprodukcji materiałów archiwalnych oraz zaświadczeń sporządzanych na ich podstawie,

9) prowadzenie spraw w zakresie przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zlikwidowanych przedsiębiorstw i pracodawców,

10) wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.

2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1) wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;

2) sporządzania wyciagów, wypisów, odpisów albo odzwzorowań wizualnych, dźwiekowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi;

3) przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.

3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:

1) przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

3) konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.

 

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

b) uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust.1 ustawy - w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakladowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,

c) przeprowadzenie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekepertyz archiwalnych,

d) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

e) współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

f) prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2) w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a) przejmowanie materiałów archiwalnych,

b) rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c) profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych,

d) prowadzenie mikrofilmowania zabezpieczającego,

e) ochrona zasobu archiwalnego.

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,

c) opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z normami i zasadami archiwalnymi,

d) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy wyższego rzędu.

4) w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

b) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line,

c) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych,

d) wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych poza teren Archiwów w ramach wymiany międzyarchiwalnej.

5) w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a) podejmowanie i prowadzenie własnych badań indywidualnych i zespołowych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz zleconych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

b) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

c) opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

d) przygotowywanie wydawnictw: źródłowych, pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej, a także prezentujących dorobek Archiwum i archiwistów,

e) współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki i innych dziedzin humanistycznych oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

f) organizowanie i prowadzenie szkoleń specjalistycznych w zakresie archiwistyki,

6) w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych,

b) współpraca z innymi placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c) badania potrzeb środowiska naukowego i społeczności lokalnej w zakresie działania Archiwum,

d) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,

e) organizowanie i prowadzenie wykładów, odczytów, pogadanek o tematyce historyczno – archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

f) prowadzenie zajęć szkolnych dla młodzieży szkolnej jako realizację systemu oświaty,

g) przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych,

h) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.,

i) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej w środkach masowego przekazu oraz w rozległych sieciach komputerowych.

7) w zakresie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy oraz oraz innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowana  dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

b) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo – płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

c) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,

d) udostępnianie dokumentacji oraz wydawanie odpisów i kopii sporządzonych na ich podstawie upoważnionym organom i osobom.

 

§ 7

1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów administracji rządowej oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2. Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.

 

§ 8

1. W zakresie realizacji swoich zadań Archiwum współpracuje, zgodnie z terytorialnym zasięgiem działania, z organami administracji rządowej oraz organami samorządu terytorialnego, jak również z innymi jednostkami organizacyjnymi.

2. Archiwum współpracuje z innymi archiwami, mającymi swoją siedzibę na terenie jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

III

STRUKTURA ORGANIZACYJNA
 

§ 9

1. W skład Archiwum wchodzą:

1) Oddział gromadzenia i opracowania zasobu,

2) Oddział do spraw archiwów zakładowych,

3) Oddział udostępniania i informacji,

w ramach Oddziału funkcjonują:

- Czytelnia,

- Stanowisko ds. kwerend,

- Stanowisko ds. dokumentacji osobowo-płacowej,

- Biblioteka,

4) Stanowisko ds. ewidencji,

5) Stanowisko ds. prac naukowych i edukacji archiwalnej,

6) Stanowisko ds. komputeryzacji,

7) Pracownia konserwacji materiałów archiwalnych,

8) Pracownia reprograficzna,

9) Oddział finansowo-księgowy,

10) Oddział administracyjno-gospodarczy,

11) Stanowisko ds. osobowych.

2. W skład Archiwum wchodzą również oddziały zamiejscowe w Gnieźnie, Koninie i Pile, noszące nazwy:

a) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Gnieźnie”,

b) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Koninie”,

c) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Pile”.

 

§ 10

1. Dyrektor Archiwum określa w Regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych wymienionych w § 9 oraz tryb realizacji powierzonych prac.

2. W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może powołać w ramach oddziałów sekcje, pracownie lub samodzielne stanowiska pracy.

 

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

 

IV

KIEROWNICTWO I PRACOWNICY ARCHIWUM
 

§ 12

1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Dyrektor kieruje Archiwum przy pomocy zastępcy dyrektora.

2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

§ 13

1. Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją jego zadań.

2. Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,

2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,

3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,

5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,

6) wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,

7) kierowanie pracownikami naukowymi,

8) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,

9) wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji,

10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy odpowiednio do odrębnych przepisów,

11) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej,

12) kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego,

13) odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

 

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, z organizacjami związkowymi działającymi w archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem załogi przy ustalaniu Regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);

2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1511),

3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 1666).

 

§ 16

Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9:

1) ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności tych komórek i odpowiadają przed dyrektorem za prawidłową i terminową realizację zadań,

2) określają zakresy czynności podległych pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z planu pracy komórek organizacyjnych bądź potrzeb bieżących Archiwum i kontrolują ich wykonanie.

 

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE
 

§ 17

1. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1) Kolegium,

2) Komisja Metodyczna – wspólna dla Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie,

3) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Poznaniu, Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie - wspólna dla Archiwum Państwowego w Poznaniu, Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie,

4) Zespół Zakupu Archiwaliów.

2. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisję i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz komisje przewidziane odrębnymi przepisami.

 

§ 18

Dyrektor Archiwum powołuje, określa skład i zakres działania Kolegium oraz skład organu wymienionego w §17 ust. 1 pkt. 4. W przypadku komisji, o których mowa w §17 ust. 1 pkt. 2 i 3 dyrektor podejmuje decyzje w sprawie powołania i określenia ich składu w porozumieniu z dyrektorami zainteresowanych archiwów państwowych.

 

§ 19

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych na wniosek dyrektora Archiwum może powołać Radę Naukowo-Programową Archiwum, zwaną dalej „Radą” i określić zakres jej działania.

 

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM
 

§ 20

Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie o finansach publicznych oraz przepisach wydanych na jej podstawie.

 

§ 21

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów działalności statutowej Archiwum.

 

§ 22

1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw
i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy.

2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

 

VII

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
 

§ 23

Zmiany w statucie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się